1) A chi rivolgersi e dove si trovano gli archivi

Responsabilità e gestione

• Ogni UOR è responsabile della corretta conservazione e custodia dei documenti dei propri procedimenti fino alla conclusione e al successivo versamento. regolamento-archivio-analogico
• L’Archivio di deposito è gestito dal Responsabile del Servizio archivistico (o delegato).

Sedi (in sintesi)

• Archivio di deposito: sede municipale oppure, secondo necessità, anche presso la sede di Via Brunelli 2/a.
• Archivio storico: Via Brunelli n. 2/a.

2) “Cosa devo fare?” – Scelta rapida della procedura

A) Devo versare fascicoli chiusi dall’Ufficio all’Archivio di deposito

➡️ Vai a Sezione 3 – Versamento in Archivio di deposito (Modulo All. 1).

B) Ho bisogno di un fascicolo già versato in Archivio di deposito (consultazione interna)

➡️ Vai a Sezione 4 – Richiesta e movimentazione fascicoli (All. 2 – Scheda memoria).

C) Devo entrare fisicamente nei locali dell’Archivio (Via Brunelli 2/a) per prelievo/ricollocazione

➡️ Vai a Sezione 5 – Accessi ai locali e registro (Registro All. 4).

D) Mi servono copie o foto di documenti (per lavoro d’ufficio)

➡️ Vai a Sezione 6 – Riproduzioni (All. 6).

E) Devo pubblicare/divulgare immagini o documenti (sito, brochure, social, volumi, mostre)

➡️ Vai a Sezione 7 – Pubblicazione/Divulgazione (All. 7).

F) Un cittadino/esterno chiede di consultare l’Archivio storico

➡️ Vai a Sezione 8 – Come indirizzare gli utenti esterni (All. 5).

3) Versamento dall’Archivio corrente all’Archivio di deposito (procedura UOR)

Quando

Periodicamente ogni UOR conferisce all’Archivio di deposito i fascicoli relativi ad affari/procedimenti conclusi o non più necessari alla trattazione corrente. regolamento-archivio-analogico

Prima del versamento: preparazione obbligatoria

1. Sfoltire i fascicoli eliminando fotocopie e materiale privo di valenza documentaria (“macero”).
2. Distinguere chiaramente (dove possibile) la documentazione destinata a:
   • Scarto
   • Conservazione permanente
3. Se non è possibile sfoltire subito, raccogliere comunque il materiale non documentario in fascicoli con titolo “Macero”.

Modulo da usare

• All. 1 – Elenco di versamento all’Archivio di deposito (compilare in modo completo).

Protocollo e invio

• L’elenco compilato va assunto a protocollo interno con oggetto: “Versamento all’archivio di deposito” e assegnato al Settore Cultura – Ufficio Biblioteca Civica e Archivio.

Cosa succede dopo

• Il personale archivistico registra la nuova acquisizione e aggiorna l’Elenco Generale di Consistenza; nessun materiale può essere depositato se non registrato.

4) Richiesta fascicoli già versati in Archivio di deposito (consultazione interna)

Quando è ammesso il prelievo

I fascicoli versati possono essere richiesti dagli uffici solo per il tempo strettamente necessario a:

• esaurire una procedura/procedimento amministrativo, oppure
• gestire un accesso ai sensi della normativa (es. L. 241/1990, D.Lgs. 33/2013).

Modulo da usare (obbligatorio)

• All. 2 – Scheda memoria con estremi identificativi, RPA richiedente, UOR, data e firma.

Come si compila e quante copie

La scheda va compilata in 3 copie:

1. 1ª copia: firmata per ricevuta e protocollata internamente
2. 2ª copia: collocata al posto del fascicolo
3. 3ª copia: inserita nel fascicolo consegnato al richiedente

Durata dell’affidamento

• Durata massima: circa 30 giorni, prorogabili per comprovate esigenze.

Regole operative (da rispettare sempre)

• Non estrarre documenti originali dal fascicolo.
• Non alterare l’ordine delle carte (vincolo e sedimentazione archivistica).
• Alla restituzione, riconsegnare l’unità nello stesso stato; l’archivio verifica integrità e ricolloca.

5) Accesso ai locali d’archivio (Via Brunelli 2/a): chiavi e registro

Accesso

L’accesso ai locali dell’archivio di via Brunelli è consentito solamente durante gli orari di apertura alla presenza del personale archivistico. Eventuali accessi in altro orario possono essere concordati.

Registro accessi e movimentazione documenti

Ogni accesso ai locali (e ogni prelievo/ricollocazione) va registrato nel Registro degli accessi ai locali dell’archivio storico – All. 4, indicando anche fascicoli/documenti movimentati e date di restituzione/ricollocazione.

Sicurezza

Chi accede è responsabile del rispetto delle norme antincendio e della corretta posizione di sicurezza delle scaffalature su binari (come da schema in loco).

6) Riproduzioni (fotocopie / fotografie) – per esigenze di servizio

Fotocopie tramite Amministrazione (a pagamento secondo tariffe vigenti)

• Si rilasciano fotocopie solo su richiesta scritta con All. 6, con spese a carico del richiedente secondo tariffe comunali.

Non fotocopiabile:

• documenti non in buono stato,
• pergamenato,
• rilegato,
• anteriore al XIX secolo,
• qualsiasi documento a rischio danno. regolamento-archivio-analogico

Foto con mezzi propri (senza costi, ma con domanda/autorizzazione)

• È consentito (uno alla volta) fotografare documenti con mezzi propri, senza costi, previa domanda scritta autorizzata. regolamento-archivio-analogico
• Per atti anteriori al XIX secolo: vietato flash.

Modulo da usare

• All. 6 – Domanda di riproduzione di documenti/immagini (nota: nel modulo il richiedente si impegna anche a rispettare diritto d’autore/codice deontologico e a chiedere autorizzazione se pubblica). All. 6 Modello di Domanda di ri…

7) Pubblicazione / divulgazione (sito web, social, brochure, stampa, mostre)

La pubblicazione/divulgazione di documenti/immagini dell’Archivio comunale è consentita solo con autorizzazione scritta richiesta con All. 7.

Indicazioni obbligatorie da inserire sempre

In pubblicazione devono comparire:

• segnatura esatta del documento
• dicitura: “Su concessione dell’Archivio del Comune di Este”
• avvertenza: divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo

Copie da consegnare all’Amministrazione

• 3 copie della pubblicazione, oppure 1 copia di immagini/video su supporto digitale.

Quando non sono dovuti diritti (casi tipici)

Non è dovuto pagamento di diritti se la pubblicazione è:

• volume con tiratura < 2.000 copie e prezzo < € 77,47
• rivista periodica storico/scientifica
• sito internet con finalità scientifiche/pedagogiche senza pubblicità e senza accesso a pagamento

8) Se un utente esterno chiede consultazione (cosa deve fare l’ufficio)

Per la consultazione di materiale storico da parte di esterni, la richiesta avviene usando il modulo cartaceo All. 5 (da inoltrare all’Ufficio Protocollo con copia documento).

Il personale archivistico contatta il richiedente per concordare tempi e modalità di consultazione.

Nota su sanzioni e rispetto delle regole

L’inosservanza delle norme previste comporta l’esclusione dall’accesso ai documenti dell’archivio storico comunale e le altre sanzioni previste ai sensi di legge.